Materi

TATA RUANG KANTOR

Pengertian Tata Ruang Kantor

George Terry membuat batasan bahwa yang dimaksud dengan tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan pengunaan secara terperinci dari ruang tersebut untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dan faktor- faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan pekerjaan kantor dengan biaya yang layak.

Tujuan umum dari kegiatan penataan ruang kantor adalah :

1) Pekerjaan kantor dapat menempuh jarak sependek mungkin:

2) Rangkaian kegiatan pekerjaan kantor mengalir secara efektif dan efisien

3) Penggunaan ruangan kantor efektif dan efisien:

4) Kenyamanan kerja terjamin dan terpelihara:

5) Menimbulkan kesan baik

6) Mudah dilakukan perubahan letak jika diperlukan

7) Mudah dilakukan pengawasan.

Asas dan Pedoman Menyusun Tata Ruang Kantor.

Apabila anda akan melakukan penataan ruang kantor yang dapat memberikan hasil yang baik dalam pekerjaan kantor, maka langkahlangkah menyusun ruangan harus bedasarkan asas pedoman tertentu. Richard Muther merumuskan ada 5 asas pokok bagi tata ruang kantor yang baik yaitu:

1)      Asas Jarak Pendek.

Tata ruang yang baik harus dilakukan sedemikian rupa sehingga jarak tempuh dalam proses penyelesaian pekerjaan menempuh jarak yang paling pendek.

2)      Asas Rangkaian Kerja

Asas ini memberikan pedoman bahwa setiap langkah untuk menyelesa-i kan pekerjaan merupakan rangkaian yang sejalan  dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan. Asas ini juga memberikan pedoman bahwa suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari mulai pekerjaan itu dikerjakan sampai pada penyelesaian pekerjaan tersebut.

3)      Asas Penggunaan Setiap Bidang Ruangan.

Suatu tata ruang yang baik senantiasa mempergunakan semua bidang ruangan yang ada. Jadi sejauh mungkin diusahakan agar jangan sampai ada bidang ruangan yang tidak dipakai.

4)      Asas Perubahan Fleksibilitas.

Suatu tata ruang yang memenuhi syarat harus memperhatikan adanya kemungkinan perubahan baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang. Dengan demikian susunan tempat kerja harus dibuat sedemikian rupa sehingga mudah dilakukan perubahan apabila di perlukan, dengan biaya yang tidak besar.

5)      Asas Terintegrasi

Tata ruang kantor harus dapat memberikan suasana baik di dalam maupun diantara bagian menjadi saling berkaitan / terintegasi secara harmonis.

Macam-Macam Tata Ruang Kantor.

Tata ruang kantor pada dasarnya dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu tata ruang terpisah (bersel) dan tata ruang terbuka.

Tata ruang terpisah (bersel),

biasa juga disebut tata ruang tertutup, yaitu apabila unit kerja yang satu tetapkan secara terpisah dari unit kerja lainya. Pemisahan ini dapat berupa kamar-kamar terdiri terdiri atau dibuat kamar-kamar dengan penyekat pembuatan misalnya kayu ( teak wood, teak block, kaca, atau kombinasi diantara ketiganya).

Tata ruang Kantor terbuka

Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor

Selain dari azas-azas yang telah disebutkan diatas penataan ruang kantor juga harus memperhatikan prinsip-prinsip tata ruang. Prinsip-prinsip tata ruang kantor adalah sebagai berikut :

• Pekerjaan harus mengalir secara terus-menerus, sedapatnya dalam garis lurus. 
• Bagian-bagian dan seksi-seksi yang mempunyai fungsi yang sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu berpindah dari satu tempat ke tempat lain. 
• Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan menyampaikan surat-surat dalam jarang yang terpendek. 
• Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya. 
• Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan. 
• Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang menghadap sumber cahaya. 
• Kesatuan yang banyak berhubungan dengan pihak luar harus ditempatkan dibagian depan, sehingga mudah didatangi tanpa mengganggu bagian lain. 
• Satuan yang tugas pekerjaanya menimbulkan kegaduhan, sebaiknya ditempatkan di dekat jendela dan dijauhkan dari bagian yang membutuhkan ketenangan. 
• Sebaiknya satuan arsip berada pada dinding atau susunan tangga yang mudah dijangkau.